Logre la captura, procesamiento y distribución eficiente y segura de la documentación de su empresa. Ya sean facturas, formularios, pedidos, órdenes de compra o pago, los errores en el procesamiento de documentos pueden ser muy costosos para una organización. DIMA LTDA. con AutoStore de Kofax, automatiza los procesos documentales, logrando la reducción de costos, mejorando la eficiencia operativa y el cumplimiento de todas las exigencias legales.
Cómo abordar la transformación digital de la empresa en gestión de procesos y gestión de documentos, hoy es simple, y para poder explicarlo a través de una empresa líder en el tema, consultamos a Dima, empresa dedicada a brindar soluciones en el rubro de la Tecnología de la Información (TI) en Bolivia, y que actualmente ofrece la herramienta de gestión de documentos Kofax AutoStore.
¿Qué es AutoStore?
AutoStore, es una aplicación basada en servidor que coordina la captura y entrega segura en las aplicaciones empresariales de documentos impresos y electrónicos, que se adapta fácilmente a una organización de cualquier tamaño que desee eliminar la gestión manual de documentos, por ser muy propensa a errores. Especialmente cuando se gestionan facturas, partes, solicitudes, pedidos y otros documentos clave de la empresa.
En la era de la omnipresencia de la tecnología, el camino natural en las empresas para abordar la transformación digital, pasa por implementar una solución que automatice sus procesos empresariales basados en documentos digitales, les permita reducir los costos, mejorar la colaboración, la comunicación y la eficiencia de las operaciones, y que cumpla con todas las exigencias normativas.
Para esto, AutoStore puede utilizar la infraestructura actual de la empresa, y capturar la información a partir de escáneres, impresoras multifunción, teléfonos inteligentes, correos electrónicos, servidores de fax, carpetas compartidas y públicas, sitios FTP, aplicaciones de Microsoft Office, ordenadores, secuencias de datos XML y otros orígenes; donde la información capturada se procesa en función del flujo de trabajo predeterminado de la organización y las imágenes digitalizadas se mejoran para que sean más legibles al convertir el texto en información electrónica modificable, y además, pueda leerse mediante códigos de barras. Todo ello, da como resultado una información con mayor contenido que puede ser recuperada más adelante.
Una vez finalizado el procesamiento, los documentos y las palabras clave que los describen se distribuyen a cualquier cantidad de destinos. Estos pueden ser direcciones de correo electrónico, sistemas de gestión documental (DMS), sitios FTP, carpetas de red seguras o incluso a varios destinos en simultáneo y, cómodamente mediante simples pasos.
El flujo de trabajo tiene lugar de forma inmediata, y garantiza que la información se envía donde desea el usuario, y siempre de forma rápida y precisa. Esto es posible gracias a los flujos de trabajo y los paneles de menú de MFP personalizables de AutoStore.
Por otra parte, con la ayuda de AutoStore Process Designer, los flujos de trabajo se pueden configurar previamente y guardar con el fin de reducir el número de pasos que el usuario final debe realizar manualmente. Esta función, sencilla y fácil de utilizar, elimina procesos manuales, lo que permite reducir los errores del usuario y da como resultado un procesamiento eficiente y preciso de los documentos.
Para concluir, resaltaremos las características principales para los interesados que deseen abordar la transformación digital de sus organizaciones e implementar un sistema a su medida:
– Funciona con los principales fabricantes de escáneres e impresoras multifunción
– Conector LDAP integrado
– Búsquedas bidireccionales en bases de datos
– Procesamiento de imágenes
– Más de 40 conectores con sistemas externos gratis
– Reconocimiento de códigos de barras lineales y bidimensionales
– Captura de documentos impresos y electrónicos a partir de cualquier origen
– Búsqueda del destino del documento digitalizado en el panel frontal
– Envío a SharePoint® – Encaminamiento múltiple con un solo toque
– Compatibilidad con PDF y PDF/A
– Menús de digitalización personalizados
– Captura a partir de cualquier cuenta de correo electrónico
– Envío por correo electrónico
– Compresión MRC de PDF
Para obtener más información sobre las soluciones que brinda Dima para la automatización de procesos empresariales con AutoStore, escríbanos directamente a: comercial@dima.com.bo
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