La automatización de software, conocida como RPA en inglés, Robotic Process Automation, podemos describirla como un viaje. Cada organización, sin importar cuán grande o pequeña sea, debe encontrar su propio camino, ritmo e hitos correctos para tener éxito.
Por Carlos Aguiar, Director de Automation Anywhere, para Sudamérica, Centroamérica y el Caribe.
Después de revisar varias experiencias de clientes, creo que el crecimiento y la escala ocurren principalmente en cuatro fases. Es importante cubrir cada etapa del programa de automatización para que todas las inversiones en el proyecto se utilicen por completo. La rapidez con que una organización pasa por cada etapa depende de muchos factores, como la experiencia y la madurez tecnológica.
El primer paso es la fase de investigación. La organización se dio cuenta de que muchas empresas de su sector estaban invirtiendo en tecnología de automatización y no quiso perderse esta oportunidad.
Comienzan implementando bots de software, a menudo para algunos casos de uso de finanzas y recursos humanos, pero no conocen el alcance general de la tecnología, por lo que buscan ayuda de colegas y proveedores.
Ahora es el momento de explorar las opciones. Un buen comienzo es centrarse en casos de uso representativos, lo que puede significar una inversión inicial más baja con un mayor impacto. Es posible que tenga un equipo pequeño que aún esté aprendiendo la tecnología y las mejores formas de aprovechar sus capacidades. Se les pide que comiencen con casos de uso simples y pueden usar RPA para automatizar procesos basados en reglas comerciales bien definidas; por ejemplo, extraer información de una hoja de cálculo a una base de datos. La clave es centrarse en los casos de uso que impactan en la organización y no necesariamente requieren habilidades avanzadas o alta complejidad.
La segunda etapa es la etapa de evangelización. cuando el equipo de desarrollo de automatización sensibiliza a la empresa sobre las oportunidades de mejora de la tecnología y cuando se incorporan nuevos aspectos relacionados con herramientas y métodos. Por ejemplo, se identifica la creación de un centro de excelencia (CoE) y líderes o campeones de automatización. Entonces, el gerente de automatización entiende lo que tiene para ofrecer, pero ahora el desafío es ir a otras áreas del negocio con el mensaje de "evangelizar la automatización en todo el negocio y compartir la experiencia con otras áreas del negocio".
En este punto, es importante crear un grupo centralizado para supervisar la implementación de RPA en toda la empresa, brindando oportunidades para discutir y compartir lo que se ha construido y cómo la automatización puede ayudar a otros departamentos o grupos. Se trata de crear entusiasmo y conciencia. La automatización es una tecnología invisible. Esto suele ser una desventaja a la hora de convencer a los usuarios de cómo puede ayudar a mejorar su productividad en el día a día. Herramientas como los asistentes digitales en el campo de RPA permiten utilizar la automatización de forma rápida y sencilla, liberando a los colaboradores de tareas repetitivas; aumentando así la productividad y la satisfacción personal en el trabajo.
Esta Etapa 3 permite escalar y automatizar a escala y es cuando el Centro de Excelencia (COE) comienza a madurar y el programa RPA comienza a escalar a partir del modelo de gobierno establecido.
En este punto, es muy posible que la demanda de automatización comience a superar la capacidad de producción de robots de la organización. Sin embargo, cabe señalar que en este modelo, los usuarios comerciales, incluso con poca experiencia en codificación, crean aplicaciones utilizando tecnologías comprobadas bajo la guía de un equipo de expertos.
Otra forma de aumentar la capacidad es aprovechar la experiencia de un socio o proveedor de servicios de automatización. Cualquiera o una combinación de estos enfoques puede lograr el objetivo de lograr que más personas construyan la automatización.
En algún momento, la organización choca contra un muro: su embudo de planificación termina con algunas ideas y proyectos automatizados. En este caso, las herramientas de descubrimiento de procesos automatizados son útiles para desbloquear más casos de uso. Hoy en día, las empresas están expandiendo su automatización a áreas antes inexploradas, pero integrarla puede hacer que su organización sea más eficiente, productiva y, por qué no, un mejor lugar para trabajar.
La etapa final, el paso 4, es considerar la automatización inteligente. En esta etapa, puede combinar el poder de otras tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la visión artificial. En esta etapa, se han automatizado casos de uso simples y es hora de pasar a la automatización de procesos más complejos que requieren inteligencia adicional para tomar decisiones sin intervención humana.
No existe un enfoque único para su plan de automatización. La clave es entender el "viaje" y estar preparado para ello.
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